Эксперт рассказала, какие важные упущения допускают начинающие предприниматели и что нужно сделать для уверенного ведения бухгалтерского учета.
Сахарова Анна, руководитель бухгалтерской компании «Порядок в учете», рассказала о самых распространенных ошибках при ведении бухгалтерии.
Электронный документооборот
Переход на электронный документооборот стал революцией для предпринимателей. И действительно, что может быть удобнее: выписал накладную или акт в 1с, закинул в пдф – формате в эдо, и все, не нужно собирать никакие подписи, передавать бумаги в бухгалтерию. Казалось, что может быть удобнее? Но с 1 января 2026г единственным электронным форматом для передачи товаров, работ и услуг через ЭДО становится: УПД формата 5.03, утвержденный приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Это нововведение касается только тех, кто обменивается документами по ЭДО, те компании, которые обмениваются документами на бумаге, это не касается. Несмотря на то, что данная норма действует уже более 9 месяцев, до сих пор часто встречаются случаи, когда документы отправляют по ЭДО в pdf- формате. Многие предприниматели не знают или не понимают, как загрузить УПД в xml-формате. Могу дать совет, если у вас большое количество отгрузок и вам необходимо ускорить и автоматизировать этот процесс, то в таком случае целесообразно заплатить деньги вашему оператору ЭДО и настроить интеграцию непосредственно с 1с.
При большом количестве отгрузок это может существенно упростить вам работу. Тем же компаниям, у которых небольшое количество отгрузок можно самостоятельно выгрузить УПД из 1с в формате xml и в дальнейшем загрузить его в ЭДО. На скрине ниже показываю, как сделать такую выгрузку (в реализации справа нужно выбрать пункт Еще – ЭДО- выгрузить документ в файл).
Есть вариант, если вы еще совсем маленькая компания и не пользуетесь программой 1с, создать документ на отгрузку непосредственно в личном кабинете оператора ЭДО (СБИС, Контур, Калуга Астрал и т.д.) и отправить его уже в необходимом формате контрагенту, все операторы ЭДО обучают и помогают это сделать.
| Как попасть в ТОП Яндекс и обойти конкурентов? Простой способ
Контроль контрагентов
Второй важный момент, о котором часто забывают предприниматели – проверять своих контрагентов перед заключением договоров. Реальная картина такова, что, если вы связаны с технической компанией, фирмой-однодневкой или недобросовестным контрагентом, у налоговой возникнут вопросы именно к вам, пострадает именно ваша репутация. Нередки случаи, когда компании лишают вычетов по НДС, потому что они заранее не проверили своих поставщиков.
Не самый приятный момент, когда приходится доплачивать налоги из-за того, что своевременно не проверил контрагентов. Тем более, что сейчас существует масса сервисов по проверке контрагентов – как государственные бесплатные (Сервис ФНС России «Прозрачный бизнес», Сервис ЦБ РФ «Знай своего клиента»), так и коммерческие платные сервисы, которые собирают данные из множества источников (Контур.Фокус, Rusprofile, СБИС, 1с: Контрагент и т.д.).
Лизинг и бизнес
В настоящее время лизинг стал очень популярным инструментом в работе предпринимателей. И действительно, покупаешь технику для бизнеса (чаще всего это происходит у грузоперевозчиков) и ежемесячно можешь уменьшать свой НДС на сумму НДС по лизинговым платежам. Но очень многих предпринимателей после окончания договора лизинга и перехода права собственности на транспортное средство, ждал сюрприз.
В случае продажи этого транспортного средства, НДС начисляется не на сумму по договору купли-продажи, а с реальной рыночной стоимости автомобиля. Ну а поскольку цены на вторичные транспортные средства за последний год значительно выросли, то и получается, что весь НДС, который в течении нескольких лет уменьшал базу по НДС, приходится платить единовременно в момент продажи транспортного средства. Требование из налоговой инспекции придет автоматически, если будет подозрение о занижении стоимости при продаже этого транспортного средства.
Живой пример:
ИП на ОСНО берет грузовой автомобиль в лизинг на 3 года. Общая сумма лизинговых платежей – 4 500 000 рублей, в т.ч. НДС. В составе ежемесячных платежей предприниматель принимает НДС к вычету и уменьшает налоговую базу. За весь срок лизинга сумма принятого к вычету НДС составит 811 475 рублей – это те деньги, которые ИП фактически сэкономил на налоге в течение трех лет.
По окончании договора автомобиль выкупается, и предприниматель решает его продать. На рынке аналогичные машины 2023 года выпуска стоят около 5 200 000 рублей. Предприниматель решает «занизить» стоимость машины и продает ее за 1 200 000 рублей, рассчитывая, что НДС нужно будет заплатить только с этой суммы.
Однако налоговая при проверке сравнивает цену сделки с рыночной. Если отклонение существенное, инспекция вправе доначислить НДС исходя из рыночной стоимости автомобиля (п.1 ст. 154 НК РФ, ст. 105.3 НК РФ). В нашем примере НДС с рыночной стоимости равен 5 200 000* 22/ 122 = 937 705 рублей.
В итоге получается: вычет по НДС за время лизинга – 811 475 рублей, НДС к уплате при продаже – 937 705 рублей. Разница в 126 230 рублей не в пользу предпринимателя. Фактически вся экономия, полученная за три года, не только обнуляется, но и оборачивается доплатой.
Работа с самозанятыми
Еще один болезненный момент, о котором хотела бы рассказать – это работа с самозанятыми. Ну очень заманчивое предложение – взять на работу самозанятого и не платить за него никаких налогов, особенно при сравнении со страховыми взносами 30% с зарплаты при трудоустройстве штатного сотрудника. Но налоговая инспекция очень пристально следит за переводами самозанятым.
Исходя из личной практики, чтобы не ходить и не давать объяснения в налоговую, необходимо соблюдать ряд стандартных требований при работе с самозанятыми:
- наличие корректного договора на выполнение работ (услуг), договор должен содержать конкретный результат работ (услуг), стоимость, сроки, порядок оплаты. Избегайте таких формулировок как «заработная плата», «должностные инструкции», «график работы»;
- самозанятый не должен быть вашим бывшим сотрудником;
- выплаты самозанятым не должны быть регулярными, чтобы их нельзя было расценить как зарплату (например выплаты два раза в месяц в одинаковые сроки), оплата должна быть за результат выполнения работы (оказания услуги).
- всегда просите у самозанятого чек и акт выполненных работ после их выполнения;
- не работайте с одним самозанятым длительное время, меняйте подрядчиков;
- проверяйте получает ли самозанятый доход от кого-либо еще помимо вас, если вы являетесь единственным заказчиком, ваши риски возрастают;
- Не работайте более, чем с двумя самозанятыми единовременно. Большое количество самозанятых увеличивает ваши риски, налоговая с большой вероятностью заинтересуется вашей деятельностью.
Работа с иностранцами
Еще один момент, который требует внимания – прием на работу иностранных граждан. Нелегальное трудоустройство мигрантов – одна из самых дорогих ошибок для предпринимателя, так как по примечанию к ст. 18.1 КоАП РФ ИП несут ответственность как юридические лица.
Штраф для ИП за работу иностранного гражданина без патента (ч.1 ст. 18.15 КоАП РФ) от 250 000 до 800 000 рублей, либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 дней суток.
Если ИП принял на работу мигранта и не уведомил об этом территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней, штраф – от 400 000 до 800 000 рублей.
Если ИП привлек к работе мигранта вне территории действия его патента, штраф для ИП от 400 000 до 1 000 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.
Основные правила для работы с мигрантами:
- Заведите папку «Документы иностранных сотрудников». В нее собирайте все документы: копия паспорта, копия патента, миграционная карта, медкнижка.
- Подайте уведомление о приеме или увольнении иностранного гражданина в территориальный орган МВД. Сделать это можно через госуслуги ИП.
- Сделайте календарь продления патента: за 30 дней до окончания патента напоминайте сотруднику о продлении.
- При приеме на работу сверяйте регион действия патента.
Бухгалтерские ошибки редко обходятся предпринимателю дешево. Но почти все они предотвратимы: проверяйте контрагентов, оформляйте документы корректно, следите за изменениями в ЭДО, не рискуйте с самозанятыми и иностранными работниками.
Если сомневаетесь – привлекайте специалистов до сделки, а не после проверки. Берегите бизнес и держите учет в порядке!
БИЗНЕС-ОПЫТ | СПЕЦИАЛЬНЫЙ ПРОЕКТ ИА «НОВОСТИ РОССИИ«
Бесплатно рассказываем о российских предпринимателях, опыте, достижениях, обеспечиваем обмен опытом, даём полезные советы. А в рамках расширенной публикации можно рассказать о вашем бизнесе, выгодах и преимуществах для клиентов, показать фото продукции и производства.
Такие статьи:
- Попадают в ТОП поисковой системы
- Положительно влияют на ваш имидж
- Вызывают доверие потребителей товаров и услуг
- Помогают seo-продвижению вашего сайта
- Размещаются навсегда и работают на ваш бизнес годами
Хотите рассказать о своей компании? Пишите на news@ianr.ru
Интересные и поучительные истории размещаем бесплатно.
Как рассказать о своей компании подробно.
Примеры публикаций в ТОП Яндекса: смотреть.